Cuando se constituye una sociedad, una de las finalidades más importantes es que esta sea independiente de las personas que la conforman y actúe en nombre propio (tiene personería jurídica y responde con su patrimonio). El tipo de sociedad que se debe constituir depende de la necesidad y condiciones específicas que se presenten en cada negocio. Teniendo en cuenta la importancia del proceso de constitución de una sociedad, en este blog estudiaremos 5 aspectos fundamentales que deben conocerse:
- Consultas previas: cuando se quiere constituir una sociedad ya sea, por Acciones Simplificada (S.A.S) o una Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL), es necesario averiguar previamente aspectos determinantes para su constitución tales como: i) Actividad económica: con esta, se busca identificar las actividades que se pretenden desarrollar a través de la sociedad. Lo anterior, debe realizarse de conformidad con la Clasificación Industrial “CIIU” y, ii) Homonimia: a través de la misma plataforma, se confirma que la razón social, es decir, el nombre con el que se constituirá la sociedad se encuentre disponible y no haya sido previamente registrado o sea sustancialmente similar a otro, caso en el cual, no se aceptará el uso y registro de este.
- Documento de constitución: Sin duda alguna, este es el elemento fundamental del proceso. Escritura Pública, Estatutos, Documento Privado o Actas, sin importar el documento elegido, este debe contener todos los aspectos que regirán, desde la creación de la sociedad hasta su liquidación y disolución. Por su trascendencia, es necesario que este documento cumpla con todos los requisitos legales para que pueda ser inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio correspondiente al lugar de domicilio de la sociedad. Es en este documento, donde se regulan elementos como el porcentaje de participación de los socios o accionistas, utilidades, objeto social, clases de acciones, órganos directivos, entre otros. Por lo que su elaboración con el debido conocimiento legal es la pieza fundamental para la constitución de una sociedad.
- Requisitos de la Cámara de Comercio: Además del documento de constitución, deben presentarse los formularios adicionales exigidos por la Cámara de Comercio. Estos documentos, dependen del tipo de sociedad y entre ellos se encuentran: Registro Único Empresarial y Social “RUES”, formulario adicional del RUES o Anexo 5 (en el caso de Entidades Sin Ánimo de Lucro). Es necesario hacer un estudio específico, pues cada una de las sociedades tiene requisitos legales diferentes y requieren de formularios adicionales y presentación de documentos determinados.
- Trámites ante la DIAN: Desde el 2005, toda persona natural o jurídica que quiera matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá, debe solicitar previamente la inscripción en el Registro Único Tributario “RUT”. Para este trámite, es necesario diligenciar un formulario ante la DIAN que debe estar firmado por el Representante Legal o en caso de enviar a un tercero, el último debe contar con un documento que tenga reconocimiento notarial.
- Trámite Virtual ante la Cámara de Comercio de Bogotá: Como se mencionó, actualmente el proceso de constitución se lleva a cabo de forma virtual. Para lo anterior, la Entidad dispuso un sistema en el que deben adjuntarse todos los documentos señalados (Estatutos, aceptación de nombramientos, formularios, documentos de identidad). Es un proceso que puede desarrollarse ágilmente, sin embargo, requiere de mucho cuidado para que la Cámara respectiva acepte realizar el registro de la sociedad. Una vez finalizada las etapas de diligenciamiento de información, confirmación y pago, un abogado de la Cámara de Comercio realiza el estudio y confirma el éxito del trámite.
Todo el proceso de constitución puede llevarse a cabo a través de Internet. Como se señaló, es necesario tener presente la naturaleza jurídica de la sociedad que se quiere constituir, para poder cumplir con los requisitos legales y proporcionar seguridad jurídica a socios y accionistas. Por lo anterior, recomendamos el acompañamiento de un abogado para la elaboración de los estatutos de la sociedad, pues deben tratarse temas fundamentales que involucran responsabilidad de las personas intervinientes, así como para todo el proceso que debe adelantarse ante las Entidades involucradas.
En GHER Empresas contamos con amplia experiencia asesorando a las personas que quieren formalizar sus negocios por medio de la constitución de sus sociedades y, prestamos el acompañamiento necesario a lo largo del proceso. En GHER Empresas trabajamos para maximizar el tiempo en cada trámite, ofreciendo las mejores opciones para nuestros clientes de acuerdo a sus necesidades.
Por tal motivo, estamos dispuestos a asesorarlo sobre los aspectos legales que deben tenerse presente al momento de constituir su sociedad y en el desarrollo diario de la misma. Si desea más información sobre temas corporativos, lo invitamos a visitar nuestra página web: www.gherempresas.com. En caso de tener alguna duda, puede contactarse a través de correo electrónico en contacto@gherasociados.com, al número de WhatsApp 3188627194 o al teléfono +57 (1) 6360670.
Por: Natalia Beltrán Betancur y María Paula Silva
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