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Recientemente, la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, emitió la Circular 016 de 2022, en la cual expone información valiosa e importante respecto a los documentos con los cuales deben contar y los lineamientos básicos que deben adoptar para cada vigencia, las entidades sin ánimo de lucro –ESAL– que se encuentren domiciliadas en la ciudad de Bogotá D.C y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Es necesario recordar acá, que sin importar su domicilio principal o el régimen tributario al que pertenezcan, todas las ESAL en Colombia, tienen la obligación de presentar año a año su información jurídica, financiera y contable. ante su respectivo ente de inspección, vigilancia y control y por tanto, los administradores de dichas entidades, además de ser los responsables de entregar esa información a la autoridad competente, deben velar anualmente por el cumplimiento estricto de las disposiciones legales y estatutarias que las rigen.
De ahí que, el objetivo principal de este blog, es en primer lugar, recordar algunas de las responsabilidades que tienen a su cargo todas las entidades sin ánimo de lucro en términos contables, financieros y jurídicos, y en segundo lugar, señalar los documentos exigidos para demostrar el cumplimiento de las mismas.
Las ESAL, como cualquier persona jurídica, están obligadas a preparar sus estados financieros, presentar reportes de su información financiera y establecer todas las medidas internas de control necesarias para prevenir que los estados financieros contengan errores materiales.
De igual forma, las ESAL deberán realizar por lo menos una vez por año, una asamblea general ordinaria, con la finalidad de aprobar o improbar i) los estados financieros, ii) el informe de gestión y, iii) el proyecto de destinación de excedentes de la vigencia inmediatamente anterior. Cabe resaltar que, la reunión ordinaria correspondiente al cierre del ejercicio contable de la vigencia anterior debe llevarse a cabo en el periodo indicado en los estatutos, y en caso de no haberse señalado uno, deberá hacerse a más tardar el 31 de marzo de cada año, so pena de que la entidad que ejerza la inspección, vigilancia y control la considere de carácter extraordinario y pueda imponer las respectivas sanciones.
Ahora bien, en cuanto a la documentación que debe ser allegada por las ESAL a su respectivo órgano de inspección, vigilancia y control deben tenerse en cuenta dos momentos, el primero es una vez la ESAL haya sido constituida y registrada y el segundo, es la finalización del ejercicio fiscal de cada año:
- Al momento de su constitución y registro
Las ESAL que estén obligadas a registrarse ante la Cámara de Comercio de su domicilio principal y no se encuentren reguladas por normativa especial para su registro, dentro de los 10 días posteriores al reconocimiento de su personería jurídica y su constitución, deberán aportar una serie de documentos, entre los cuales se encuentran:
- Documento de constitución y estatutos.
- Balance de apertura de acuerdo con los aportes reportados al momento del registro.
- Documento en el que se informe el grupo de las normas internacionales de información financiera –NIIF– al cual se acoge la entidad.
- Copia del certificado de registro de libros de asociados y de actas del máximo órgano social y de administración.
- Copia del Registro Único Tributario –RUT– generado por la DIAN con fecha de impresión que no exceda los treinta días.
- Finalizado el ejercicio fiscal de cada año
Respecto a la finalización del ejercicio fiscal de cada año, las ESAL deberán aportar la siguiente documentación:
- Estado de situación financiera o balance general comparativo con el año anterior.
- Estado de actividades o estado de resultados integral complementando con otro denominado “otros resultados integrales” comparativo con el año anterior.
- Certificación de estados financieros con el nombre y firma del representante legal y contador y el número de tarjeta profesional del contador.
- Dictamen del revisor fiscal.
El requisito de presentar documentos comparativos con el año inmediatamente anterior no es exigible cuando la ESAL solo lleva un año de constituida y no existe información para comparar.
De igual forma, en relación a la reunión ordinaria del máximo órgano social, las ESAL deberán aportar:
- Copia integra del acta del máximo órgano social de la entidad, tomada del libro de actas registrado y firmada por el presidente y secretario de la reunión en la cual conste si se aprobaron o no los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de destinación de excedentes.
- Informe de gestión correspondiente al aprobado por el máximo órgano de administración.
- Certificado de registro de libros.
- Informe detallado de ejecución del proyecto de excedentes de la vigencia anterior.
Toda la documentación mencionada anteriormente, deberá ser presentada anualmente al ente de inspección, vigilancia y control de su ESAL pues en caso de no presentar dicha información en los términos expuestos, las ESAL podrían llegar a ser sancionadas con la suspensión y cancelación de su personería jurídica y con multas de hasta 100 SMLMV a favor del tesoro nacional o de la respectiva entidad territorial.
Posterior al cumplimiento de los requisitos exigidos, la respectiva entidad de inspección, vigilancia y control, que en el caso de Bogotá es la Alcaldía Mayor de Bogotá, expedirá un certificado con el fin de establecer el cumplimiento de la ESAL en el reporte de información jurídica, financiera y contable de cada vigencia. Las ESAL deberán solicitar dicho certificado al ente correspondiente y tendrá una vigencia de tres meses contados a partir de su fecha de expedición.
En ese orden de ideas, el anterior es un repaso de alguno de los documentos más importantes que a día de hoy, solicitan a las ESAL tras su constitución y finalización año a año de cada vigencia contable, las respectivas entidades de inspección, vigilancia y control. Por esta razón, es de suma importancia que los contadores, abogados y representantes legales de las entidades sin ánimo de lucro, revisen constantemente las circulares que emitan los entes gobernantes correspondientes, con la finalidad de contar con la documentación requerida y las fechas máximas de envío, y evitar así a toda costa, incurrir en incumplimientos que puedan conllevar a posteriores sanciones.