En el contexto empresarial y societario, es fundamental brindar transparencia a través del acceso a la información para así garantizar la confianza de socios, inversionistas y demás partes interesadas. En Colombia es principalmente la Superintendencia de Sociedades la encargada de regular y supervisar a las empresas, en aras de asegurar que cumplan con las normativas y respeten los derechos de todos los actores involucrados. Dentro de estos derechos, cobra especial relevancia el acceso a la información contenida en los libros de accionistas de las sociedades.
Es pertinente enfatizar en el hecho que los libros de accionistas son registros legales y contables en los cuales se inscriben las acciones emitidas por una sociedad y quien posee la titularidad sobre las mismas. En ellos constan los datos más relevantes de identificación de los accionistas, tales como su nombre, nacionalidad y domicilio, así como la información relativa a sus títulos accionarios, como el número, la clase, la serie, entre otras. Estos libros son esenciales para una empresa ya que permiten tener una trazabilidad clara y precisa respecto a la totalidad de accionistas y el número de acciones que tienen dentro de la sociedad, al igual que posibilitan la visualización de las exhibiciones o transmisiones que se realicen sobre dichas acciones.
Ahora bien, al referirnos al caso específico de las Sociedades por Acciones Simplificadas en Colombia (S.A.S), la información contenida en los libros de accionistas de este tipo de sociedades es por regla general, de carácter reservado. Esto con la finalidad de proteger los intereses particulares de los accionistas y que haya verdadera confidencialidad respecto a sus inversiones, dado que fomenta un ambiente favorable para la inversión y evita que se causen perjuicios legales o económicos que puedan derivarse de la indiscriminada divulgación de información confidencial.
Sin embargo, y a pesar de la naturaleza reservada de la información contenida en los libros de accionistas, hay una clara excepción que permite que accionistas principalmente, inspeccionen dichos libros y su información. Se trata del derecho de inspección que está amparado por ley, y permite a los accionistas conocer de manera controlada y con ciertos límites la información contenida en los libros y registros, el cual está consagrado en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 y establece que:
‘‘Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad en los términos establecidos en la ley (…) En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.’’
La Superintendencia de Sociedades ha establecido que para ejercer el derecho de inspección se debe presentar una solicitud formal ante la sociedad por parte del interesado donde se indique el motivo y la finalidad de la inspección. Dicha solicitud debe ser respaldada por un interés legítimo, lo cual quiere decir que, quien presenta la solicitud de inspección debe tener una relación directa con la sociedad, al ser accionista de la misma o tener al menos un vínculo legal con la empresa. Para tal efecto, la empresa o sociedad debe contar con un registro de las solicitudes de inspección y sus respuestas para así garantizar la transparencia en el proceso.
Resulta importante mencionar que, los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción que se hará efectiva por la entidad que ejerza inspección, vigilancia y control sobre la sociedad. Sin embargo, los administradores deben ejercer dicha función con diligencia y cuidado, so pena de la imposición de sanciones y con el fin de proteger la reserva comercial, la información confidencial y precaver perjuicios a la sociedad.
En conclusión, en el caso de los libros de accionistas de las Sociedades por Acciones Simplificadas, la Superintendencia de Sociedades reconoce la importancia de encontrar una armonía entre la reserva de la información contenida en ellos y el derecho de inspección con el que cuentan los accionistas o socios. Esto sin duda refleja la complejidad a la hora de garantizar tanto la protección de derechos individuales, como el derecho de inspección, así como la promoción de la transparencia en el sector empresarial, dado que un adecuado equilibrio entre ambos aspectos es necesario para mantener la confianza en el sistema económico y legal, generando un entorno favorable para el sector empresarial en Colombia.
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